25 Herramientas indispensables para organización de eventos TOP

Hoy quiero compartir contigo una selección de 25 herramientas indispensables para organizar eventos TOP. Una selección de plataformas y aplicaciones que todo organizador de eventos o Event Planner debería conocer y tener en cuenta a la hora de crear, planificar, gestionar y medir su evento.

25 Herramientas que todo organizador de eventos (Event Planner) debería conocer

 

Hoy mi objetivo es doble: por un lado voy a mostrarte cómo funciona cada una de estas herramientas y por otro lado cómo pueden ser aplicadas con un caso real y práctico sobre el que estamos trabajando todo el equipo de Aula CM.

Se trata de  Pro Marketing Day un gran evento de Marketing que estamos organizando y que se llevará a cabo el próximo sábado 01 de abril en el Teatro Goya de Madrid, con el patrocinio de Lowpost, Webempresa y HoyMarketing.

Mi propósito entonces, es explicarte el listado de herramientas, exponiéndote la función de cada una, y en qué momento de la planificación o desarrollo del evento las hemos utilizado todo el equipo.

 

Plataformas para crear una página Web o una Landing Page para eventos:

 WordPress

Evidentemente tienes que crear una web o una una landing page optimizada donde podrás exponer los ponentes y contenidos de tu evento. Una web que te ayude a exponer tu evento, pero que también te sea el soporte dónde recibir las solicitudes, preguntas, los sistemas de venta  y reserva de tu evento. Un lugar dónde visibilizar tus productos y servicios a la vez que das visibilidad a los los patrocinadores y colaboradores, y personas que conforman tu evento. En este caso, los ponentes y las conferencias de uno de los mejores eventos de Marketing online de Madrid.

Por nuestra experiencia en marketing online nosotros lo hicimos la web de Pro Marketing Day con WordPress, que es el sistema que ha revolucionado la creación de páginas web, no solamente por la facilidad de uso, sino además por la posibilidad de utilizar plugins de posicionamiento, difusión y rendimiento, que hacen que tu web y tu evento se posiciones en buscadores y te ayuden a vender y captar suscriptores.

Si necesitas más información te dejo este gran post : Cómo crear la web de un evento con WordPress en 10 pasos.

Plugins de WordPress para Eventos

Esta es una selección de plugins que usamos para optimizar tu landing page:

SEO by Yoast

SEO Yoast es un plugin esencial para toda web con la que quieras mejorar el SEO. Es muy fácil de usar y te ayuda a posicionar  tu web, según los términos y las palabras clave que quieras posicionar. Te permite vincular la analítica, las redes sociales, las palabras clave y editar fácilmente los términos y snippets (meta descripciones) de páginas y entradas (contenidos), para que Google te indexe y posicione más rápidamente en buscadores.

OptinMonster

OptinMonster es el plugin que nos ayuda a difundir el evento y a captar inscripciones (puedes hacerlo también para suscriptores es) es el que ves al entrar nuestra web. Perfectamente sincronizado con tu landing page de WordPress, es una herramienta estratégica para difundir tu evento y conseguir conversiones (ventas o suscripciones).

Sumo Me

Sumo Me es también uno de los mejores plugins para difundir tus contenidos en redes sociales y agregadores, generando tráfico desde y hacia tu web. Fácil de instalar y con algunas opciones gratuitas, como lo son la barra lateral para redes sociales, los Pop Ups emergentes, el scroll box o la smart bar, entre muchas de sus funcionalidades

JM Twitter Cards

JM Twitter Cards es un plugin gratuito de WordPress que te ayuda a generar automáticamente en Twitter una Twitter card con la imagen y el formato que escojas para tu evento. Las Twitter Cards, te ayudan a generar tráfico hacia tu web y también a informar correctamente a tu audiencia, generando Tweets con formato enriquecido que facilitan a tu audiencia llegar a la landing page de tu evento, con sólo un click.

Si quieres saber más sobre WordPress y cómo crear y diseñar páginas web a medida, te recomiendo el Curso de WordPress de Aula CM. Si deseas saber más sobre los plugins, plantillas y diseño, te recomiendo estos post:

• Manual de WordPress
• 50 Mejores plugins de WordPress
• Las mejores plantilla Premium de WordPress
• Guía para configurar 11 plugins esenciales de WordPress

 

Herramientas de gestión de eventos online:

Te presento 3 herramientas fundamentales para la gestión de eventos: una agenda, una plataforma de gestión, venta y reserva de entradas y una de planificación y organización de tareas de equipos, si tu evento depende de un equipo de trabajo. Muy recomendables las tres.

Google Calendar

Google Calendar es una aplicación estupenda para planificar y verificar todas las etapas y fases de tu evento. Te permite crear y ver de varias formas tu calendario: por mes, semana o día. Con esta aplicación, disponible en App para IOS y App para Adroid. Puedes crear y recordar tareas y eventos. Te busca días disponibles de tu agenda, si tienes que añadir reuniones o tareas y se puede sincronizar con fechas de tu agenda de móvil.

Eventbrite

Eventbrite se ha convertido en una plataforma esencial para la creación, gestión, reserva y ventas de entradas de eventos. Es gratuita y de fácil gestión y acceso, tanto para la creación de eventos gratuitos como para la gestión de eventos de pago y reserva de entradas, en cuyo caso cobra una pequeña comisión. Te informa en todo momento del número de entradas vendidas y del aforo disponible. Te permite personalizar mensajes, diseñar las entradas y generar códigos QR para el acceso y registro.

También la aplicación te permite crear descuentos personalizados y te presenta siempre un cuadro de estadísticas de veta, pago, reserva e ingresos. Eventbrite es el futuro de la gestión de eventos online, ya que también te permite exportar la lista de inscritos e interesados a archivos CSV o integrarlos con sistemas de email marketing, como lo es Mailchimp o Mailrelay.

Trello

Si tu evento depende de la coordinación del trabajo de varias personas,  Trello es la aplicación que necesitas. Es ideal para crear y organizar tareas de equipos de trabajo y tareas colaborativas. Tiene un sistema de asignación de tareas a diferentes personas del equipo a la que puedes asignar fechas de caducidad y recordatorios vía email. Te permite ver a ti y a todo el equipo el progreso de cada una de las tareas.

Herramientas de Monitorización de eventos:

Imprescindible que toda marca pueda monitorizar y ver las menciones sobre el evento.Para ello, te presento 2 herramientas fundamentales:

 

Hootsuite

Hootsuite es una de las aplicaciones más versátiles de monitorización de varia redes sociales y equipos de trabajo a la vez. En la versión free te permite incluir hasta 3 Redes Sociales y varias aplicaciones, que organizadas por columnas te permiten ver qué se dice de tu marca y del hashtag de tu evento y programar publicaciones en redes sociales con los formatos adecuados para cada una de ellas.

En la versión premium te permite gestionar equipos, gestionar desde 10 redes sociales, tener estadísticas en tiempo real, programación automática e integración con sistemas de comunicación y webs.

Sprout Social

Sprout Social es una herramienta premium que te ayuda a monitorizar y reunir en una sola plataforma todas las conversaciones  e interacciones que están ocurriendo alrededor de tu marca personal o de empresa. Con ella puedes integrar Facebook, Twitter, Google +, Linkedin, etc. Y gestionar las respuestas en cada una de ellas. Ideal si tienes equipos de trabajo ya que notifica si una pregunta o interacción ha sido respondida o no.

 

Herramientas de vídeo difusión, streaming y grabación de eventos:

Una correcta grabación y o retransmisión de tus eventos son fundamentales durante y después de tu evento. No solamente puedes transmitir en abierto o en grupos para llegar a audiencias geográficamente distantes, sino además será un gran aliado para la creación de contenidos propios, posteriores al evento. Te recomiendo estas 4 plataformas:

Ágora News 

Si quieres tener un buen registro en vídeo de tu evento, tanto para hacer una difusión posterior, como para retransmitir en directo (este no será el caso de Pro Marketing Day), puedes contratar los servicios de Agora News, desde los equipos de grabación (cámara, micrófonos, luces, etc.) hasta el servicio de los técnicos especializados en el registro eventos en directo.

WebinarJam

Si tu evento es un webinar en directo y el público puede interactuar con los ponentes, lanzando preguntas en directo, WebinarJam es la herramienta idónea. Tiene una capacidad enorme de aforo y te  permite además integrarlo a tu CRM para captar las direcciones de email de los usuarios registrados.

Google Hangouts

Los  Hangouts de Google son plataformas ideales si tu evento tiene mesas de dia´logo que no superen los 20 ponentes. Te permite contactar y con varias personas a la  vez y grabar tus conferencias de hasta 8 horas de duración.

 

Si quieres saber más sobre sistemas de registro y difusión de webinars y eventos en directo te recomiendo este post:

Guía para crear un Webinar de éxito y conseguir tus objetivos

 

Herramientas de Email Marketing para eventos

El email marketing es uno de los sistemas más efectivos de captación y conversión de objetivos y son un aliado estratégico en la difusión de tu evento y la captación y venta de entradas. Te presento dos de las plataformas más versátiles para la gestión y creación

Mailchimp

Mailchimp es una de las plataformas de email marketing más potentes y versátiles. No es solamente una plataforma de diseño y envío, de email. Mailchimp es una máquina muy completa y potente de diseño, gestión de campañas, de listas, de envíos e integraciones con redes sociales y analítica. Es gratuita hasta listas de 2000 suscriptores y te permite generar campañas con formularios personalizados e integraciones con tu landing page.

 Mailrelay

Mailrelay es otra de las grandes plataformas de email marketing, que te ayuda a crear boletines, con una capacidad de hasta 15000 suscriptores. Tiene un diseño más sencillo que Mailchimp, pero igualmente efectivo. También te ofrece una analítica detallada de tus campañas y envíos.

Herramientas de diseño de imágenes para eventos:

 

El uso profesional de las herramientas de Adobe son fundamentales para el desarrollo integral de todo evento y proyecto web. Por tal motivo en nuestro Máster de Marketing Online, el en Curso de Diseño de Contenidos Digitales, enseñamos el uso de todas estas herramientas en versión pro, para Community Managers o para las personas que se dedican profesionalmente alMarketing Online.

Adobe Creative Cloud

Evidentemente debes dejar en manos de un buen diseñador toda la campaña de tu evento. Desde la unidad gráfica y corporativa, hasta de la creación de banners y las diferentes publicidades a distribuir en diferentes canales sociales y de pago. Para ello es fundamental tener a mano varios programas de Adobe Creative Cloud como los son: Indesign, Illustrator Photoshop, Ligth Room, Première y Audition, entre otros.

Para Pro Marketing Day Tenemos la ventaja de tener como director a Bruno Vázquez-Dodero y al diseñador Ernesto G Bustamante que además son desarrolladores web, con lo cual la imágenes creadas en Adobe Illustrator o Photoshop, se adaptan a los formatos de banners de publicidades y Redes Sociales.

Canva

Canva se presenta como una herramienta gratuita de diseño web, muy fácil de usar. Es una buena alternativa si no tienes una herramienta como Photoshop o Indesign o no sabes manejar los otros programas. Canva es muy fácil de usar y está disponible en versión free con imágenes y diseños, solamente con tu registro.

 

Pablo by Buffer

Pablo By Buffer es otra de mis herramientas gratuitas de diseño favoritas. Asociada a grandes bancos de imágenes como lo son Unsplash y Pixabay, te ofrece de forma gratuita  600.000 imágenes libres de derecho para editar (con texto y filtros), con la opción de incluir el logo de tu marca y con la posibilidad de diferentes formatos para redes sociales.

Muy recomendable si no tienes imágenes propias de calidad. Puedes descargar las imágenes para ti y editarlas o editarlas y compartirlas con la propia plataforma, asociadas al programador Buffer.

Termina una gran jornada de aprendizaje, de Marketing y de Social Media online y offline en estado Puro #ProMarketingDay pic.twitter.com/PDrjE6buKv

— Fer Rubio Ahumada (@FerRubioA) 1 de abril de 2017

Si quieres saber más sobre herramientas y aplicaciones para Redes Sociales y Marketing Online, te recomiendo este post:

• 100 Apps para el Community Manager y Marketing Online

Redes Sociales para difusión de Eventos

Las redes sociales son plataformas muy potentes de difusión, captación fidelización y persuasión de público objetivo para tu evento. Si creas un contenido diferente y adaptado para cada canal social y lo publicas con el formato y los horarios adecuados para tu audiencia, puedes potenciar de gran manara la difusión de tu evento.

Pero eso no significa que debas tener presencia en todas la redes sociales. De hecho sólo te expondré ejemplos de contenidos de Pro Marketing Day en solo 4 Redes Sociales. Pero si te interesa saber más, te recomiendo este artículo: 12 Redes Sociales para tu empresa

 

Facebook

Facebook no solamente es a Red Social más grande y más emocional, sino es además una Red Social que los usuarios visitan casi todos los días. Por lo tanto el contenido que produzcas para ella debe tener un lenguaje cercano, que transmita y genere emoción; que invite a la participación. Debes además tener en cuenta las estadísticas de tu comunidad: edad, género, día y hora de máxima conexión, etc.

 

Twitter

Twitter es una herramienta de información y captación de público objetivo. Con ella puedes amplificar estratégicamente la información de tu evento e impactar en audiencias cualificadas y realmente interesadas en tu evento y tus contenidos.Puedes crear numerosas creatividades informativas utilizando diferentes archivos multimedia para destacar: Fotos, Infografías, gifs, vídeos). También puedes crear tus propias Twitter Cards para que tus tweets tengan un formato enriquecido.

Si necesitas más ideas sobre estrategias y herrameientas de Twitter, te recomiento estos dos artículos:

• La Guía de Twitter 2015 de Marketing Online para empresas

• 35 Herramientas para mejorar tu Marketing en Twitter

Igualmente sería ideal crear un hashtag propio, para impactar y poder monitorizar tu evento con diferentes herramientas. En nuestro caso, nuestro hahstag es propio #ProMarketingDay, pero igualmente puedes añadir estratégicamente otros hashtags frecuentes de tu sector o área de influencia.

El 01 de abril tendrá lugar en Madrid uno de los eventos de Marketing más importantes del año: #ProMarketingDay ? https://t.co/w2pacFojKU

— Fer Rubio Ahumada ? (@FerRubioA) 14 de marzo de 2017

Instagram

Instagram es e aliado perfecto para reunir imágenes y vídeos tanto del proceso de creación del evento (making off), como del desarrollo del evento mismo. La aplicaciones de la propia red social: boomerang Layout, como la inmensa cantidad de apps que tiene Instagram y desde las cuales puedes mostrar imágenes, entrevistas, collages, video collages, procesos, time lapse, etc.

En Instagram también suelen usarse estratégicamente hashtags para encontrar audiencias afines y público cualificado. En este caso personas que puedan estar interesadas de tus contenidos y en tu evento. Te recomiendo este artículo: Hashtags de Instagram: herramientas para analizar y monitorizar

 

Sólo faltan 20 días para el Pro Marketing Day ??. Estamos muy contentos de organizar este Evento, y con muchas ganas de que llegue el día 1 de abril ?? #marketing

Una publicación compartida de AulaCM (@aulacm) el 8 de Mar de 2017 a la(s) 10:51 PST

Youtube

Youtube es el canal perfecto para conectar directamente con tu audiencia y contarles en un breve periodo de tiempo los preparativos del evento.

Como te comenté anteriormente, es muy importante el registro del evento para generar una rentabilidad mayor de contenidos a través de las entrevistas y contenidos para tu blog y tus redes sociales. Puedes hacer vídeos en diferente formato desde los vídeos promocionales: reportaje, making off, trailer, etc Hasta los vídeos de registro y documentación de tu evento, tanto para difundir en streaming, como para memoria de tu evento.

Te comparto este artículo con 12 ideas creativas para Vídeo Marketing, que seguro te va a aportar nuevas ideas de formatos de vídeo para tu evento.

Herramientas para difusión automática de contenidos para eventos

Muy importante también es la programación estratégica de tus contenidos mediante plataformas de automatización que combinen diferentes canales, días y horas en los que tu audiencia esté conectada. Te presento dos de las plataformas principales.

 

Buffer

Buffer es un aliado estratégico para combinar publicaciones programadas en diferentes redes sociales y en los momentos claves del día de cada red social. Te permite además combinar horarios, plataformas como Twitter, Linkedin y Google Plus. Te ofrece a posteriori estadísticas delos contenidos con más interacciones para que puedas analizar días, horas y contenidos. Antes, durante y después de tu evento estratégica para anunciar el evento, transmitirlo en directo en redes sociales y para difundir los resultados del mismo.

IFTTT

IFFTT, que traduce If This Then That (si esto, entonces aquello) es un automatizador que combina todos tus canales sociales y te permite crear múltiples estrategias de difusión, recopilación y documentación de tu evento. Puedes crear fórmulas por ejemplo de si alguien publica un contenido en Facebook con un hashtag y una imagen de tu evento, se guarde una copia en tu Dropbox. O si publicas una foto en Instagram con el hashtag de tu evento, se  publique automáticamente un tweet con la imagen adjunta.

Esa plataforma te puede ayudar a rentabilizar al máximo tu tiempo con acciones combinadas en redes sociales.

 

Herramientas para informes y analítica de resultados:

Imprescindible medir el alcance de tus acciones, de tu evento. Dentro de las múltiples herramientas de analítica y resultados, te presento estas dos plataformas:

 

Metricool

Metricool es una herramienta muy versátil ya que te ofrece estadísticas básicas pero muy completas sobre tu web, tus cuentas de Twitter, Facebook e Instagram. Puedes comparar antes, durante y después de tu eventos los resultados y tener un informe mensual de resultados.

Tweets con imágenes de Metricool durante el evento:

Más de 5 horas de Trending Topic en España y 40 minutos de Trending Topic PLANETARIO. El #ProMarketingDay lo está petando!!!!!!! ??? pic.twitter.com/hxoChF1wdc

— Metricool (@Metricool) 1 de abril de 2017

 

Google Analytics

Google Analytics es el gran aliado de los profesionales del Marketing. Una correcta implantación de la herramienta y de los objetivos intermedios y de transacción te permitirá saber con antelación qué áreas de tu evento están funcionando mejor y cuáles necesitan mejorar la estrategia. Te permitirá saber qué canales y acciones orgánicas o de pago te están generando mejores resultados antes, durante y después de tus campañas y por supuesto de tu evento.

Si necesitas más información sobre cómo sacarle el máximo provecho a Google Analytics, te dejo estos tres artículos:

• 20 pasos esenciales para ser un Jedi de Google Analytics

• Guía de Google Analytics: 35 métricas y funciones clave

• Mejorar el posicionamiento SEO con Google Analytics

También a manera formativa, te dejo esta Guía de eventos paso  a paso, que seguro te será muy útil.

 

Herramienta para crear resúmenes multimedia de eventos

 

Storify

Storify puede ser un gran aliado una vez terminado tu evento. Es una potente herramienta de recopilación de contenidos a través de un hashtag o una palabra clave. Puedes recuperar y reunir en un solo documento, los tweets, imágenes, fotografías, vídeos, gifs, enlaces, etc. Desde Facebook, Twitter, Instagram, Youtube, Flickr y desde el propio Google.

Puedes dar a tu recopilación el orden que quieras y dividirlo por secciones agregando títulos y subtítulos. La presentación de tu resumen-recopilación se presenta a manera de magazine en redes sociales. Un formato ideal para difundir.

Te muestro un ejemplo de un resumen de Storify creado por Diego de la Fuente uno de los asistentes:

Bueno, espero que te haya gustado esta selección de herramientas y que te sean muy útiles para la gestión de tus próximos eventos. Nosotros las hemos usado para #ProMarketingDay, que fue un auténtico éxito. Un evento que gracias a la implicación del equipo y de nuestra audiencia se ha convertido en uno de los eventos TOP de Marketing de 2017.

Te dejo algunas imágenes y contenidos de Pro Marketing Day y el resumen de mi conferencia sobre Las novedades de Google Analytics 360 en este año. Espero que disfrutes de los contenidos tanto como nosotros, todo el equipo de Aula CM.

¡Hasta pronto!